おはようございます。9月8日、SHIPの朝礼を始めます。雨はそれほどでなくよかったですね。

会議の発表を聞いていると、よく出てくる言葉があります。

「仕組み化します」
「仕組みが大事です」

もちろん異論はありません。仕事を個人の頑張りや記憶だけに頼らず、継続して成果が出る形にしていくことは大切です。

ところが、次の会議でもまた「仕組み化が必要です」という話が出てくる。さらにその次の会議でも同じ言葉が出てくる。つまり、仕組み化すると言いながら、仕組み化された形跡がないことがあります。

■「仕組み化」がToDoになっている

構造で考えると原因は単純です。

ToDoリストに「仕組み化する」と書かれている。しかし実際の仕事では、顧客からの連絡、制作物の修正、営業対応など、目の前で発生した仕事から処理していきます。

すると「仕組み化」は後回しになります。そして会議になると、「やはり仕組み化が必要だ」という意見が出る。誰も反対しない。そしてまたToDoに「仕組み化」が残る。

この繰り返しです。

ここから脱するヒントは、仕組み化が進まないときによく使われる言い訳にあります。

「時間がありませんでした」

だったら最初に決めるべきなのは、「仕組み化すること」ではありません。仕組み化を構成する具体的な仕事と、それを実行する時間です。

■仕事を部品まで分解する

例えば営業部に「新規顧客アプローチ」という中項目があるとします。

これをそのままToDoにしても進みません。さらに小さく分けます。

• リスト整備……新しい見込み客を追加し、不要なリストを削除する
• コンテンツ整備……リストに送る情報や資料を準備する
• 送付……メール、郵送などで実際にアプローチする

ここまで分解したら、次に時間を決めます。

• リスト整備……毎週水曜日17時から1時間
• コンテンツ整備……毎週金曜日17時から1時間
• 送付……毎週〇曜日9時から1時間

そして、それぞれの役割を担当する人のスケジュールに実際に入れます。

ここまでやって、初めて仕事が回り始めます。

■最初から自動化しなくていい

まず人が決められた時間に実行し、どこに手間がかかるのか、何が品質を左右するのかを確認する。そのうえで、繰り返し作業をAIエージェントに任せていけばいいのです。

リストの収集、情報整理、コンテンツ案の作成、メール文面の作成、送付準備など、自動化できる部分が増えれば、人が使う時間はさらに減らせます。

つまり、仕組み化とは最初から完成されたシステムを作ることではありません。

一連の仕事をToDoに落とし、役割を決め、担当者のスケジュールに入れ、実際に回す。そこでタスクごとの生産性と品質を上げ、できるところから自動化していく。

その先に、結果として「仕組み」ができます。

これまで振り返って、「仕組み化します」という言葉で終わっていたな、と自覚のある人は、しばらくこの言葉を使うのをやめてみましょう。

代わりに、「誰が、何を、いつやるのか」まで言ってください。

最初に決めるのは、仕組みではなく時間です。

時間を押さえ、仕事を回し、改善を重ねた先に、仕組み化と仕事の成果があります。

以上で朝礼を終わります。