おはようございます。9月28日SHIPの朝礼を始めます。

今日は、ちょっとしたTipsの紹介です。

放っておくと、いつの間にか膨れ上がっているGmailの容量。

私もときどき「そろそろ容量を整理してください」という状態になるのですが、Xの投稿でGmailの検索欄を使って効率よくメールを整理する方法を見つけました。

試してみたところ、これがなかなか便利でした。

そこで、紹介されていた方法をAIにも聞きながら、使えそうなものを10種類に増やしてみました。

ポイントは、メールを古い順に何万件も消していくのではなく、「古くて重いメール」から狙って消すことです。

Gmailの検索欄には、普通にキーワードを入れるだけでなく、いろいろな検索条件を指定できます。

組み合わせて使うと便利です。

たとえば、

category:promotions older_than:6m

と入力すると、半年以上前のプロモーションメールをまとめて表示できます。

しかし、その中に残しておきたい会社のメールがある場合は、

category:promotions older_than:6m -from:walton.com -from:terra-r.jp

のように、-from:を加えていけば、その会社からのメールだけを対象外にできます。

こうすると、「全部消すのは怖い」という問題もかなり減ります。

実際に容量を減らすのであれば、次の順番でしょうね。

10MB超（5MBでも3MBでもいいですが） → 5MB超の古いメール → PDF → ZIP → 古い送信済みメール → メルマガ・通知メール

メールを1万件消しても、それが文字だけのメールなら容量はそれほど減りません。逆に、10MBのメールを100件整理すれば、それだけで約1GBです。

「数を減らす」のではなく、容量の大きいところから手をつける。これだけでも考え方が変わります。

そして、最後に忘れてはいけないのがゴミ箱を空にすることです。

削除しただけではゴミ箱に移動しただけなので、すぐには容量が空きません。必要なメールを間違って消していないことを確認したうえで、最後にゴミ箱を整理します。

今回の話自体は、ほんの小さなTipsです。どこかでひとつ便利な方法を見つけたら、それをAIと一緒になってタテヨコ展開してみる。

「ほかにも使える方法はないか」
「もっと安全に使うにはどうすればいいか」
「特定の会社だけ除外できないか」

と聞いていくと、一つのTipsが自分なりの業務改善ノウハウに育っていきます。これをルール化し、スキル化すると自動化ができて、不毛な作業から解放され、時間ができます。

以上で朝礼を終わります。