おはようございます。1月26日SHIPの朝礼を始めます。

タイトルの「もうひとつのベストプラクティス」ですが、前期行われた管理部による業務のデジタル化の推進のことです。「紙・ハンコ・対面」に依存するアナログ業務を昨年をデジタルへほぼ完全移行することができました。これは単なるペーパーレス化にとどまらず、業務工数の70%〜90%削減という劇的な生産性向上をもたらすことが、複数の実態調査により明らかになっています。

ここでは、経費精算、契約締結、請求書管理の3大領域における具体的な削減効果を、実際のデータに基づき解説します。

1. 経費精算業務：工数83%削減の衝撃

経費精算は、申請者（領収書の糊付け・入力）と経理担当者（突合・承認）の双方に多大な負荷をかける業務です。

• 申請者のメリット: AIが領収書の日付・金額・支払先を自動入力するため、手入力の手間がほぼゼロに。スマホで撮影するだけで申請が完了します。
• 経理のメリット: 電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、原本の保管義務がなくなり、承認フローもデジタル化されます。これにより、定期的な出社やファイリング作業、物理的な保管倉庫のコストが全廃されます。

2. 契約書捺印・締結業務：コストゼロとスピード化

「製本・捺印・郵送」という物理的な作業が発生する契約業務は、電子契約サービスの導入で最も即効性が高い領域です。

• 締結スピード: 郵送を含め従来2〜3週間かかっていた契約締結が、最短「1分」で完了。平均しても1日以内で締結されるケースが大半となり、ビジネスのリードタイムを大幅に短縮します。
• コスト削減: 1件あたりにかかる印紙代、郵送代、封筒代、人件費を含めたコストは、実質「0円」に近づきます。特に印紙税は、電子データ等の電磁的記録が課税文書に当たらないため、法的にも削減が認められています。Adobe社の試算では、契約1件あたりのコスト削減効果は数千円〜数万円規模（人件費含む）になるとされています。

3. 見積・請求書業務：90%以上の工数削減

インボイス制度開始に伴い複雑化した請求書業務も、デジタル化により「受け取り」と「発行」の双方が効率化されます。

• 発行・郵送の手間削減: システム上で作成し、ワンクリックで相手先にメールやセキュアなリンクで送付完了。封入作業や切手貼りの時間が消滅します。
• 保管・検索の効率化: 過去の取引データを検索する際、物理的なバインダーをめくる時間は「数秒」のキーワード検索に置き換わります。

デジタル移行がもたらす本質的な価値

これらのシステム化によって削減されるのは、以下の4つのコストです。

1. 物理的な処理時間: 印刷、捺印、郵送、ファイリングの時間
2. 人件費: 単純作業に費やされる給与コスト
3. 材料・消耗品費: 紙、インク、切手、封筒、収入印紙
4. 保管スペース: キャビネットや倉庫の賃料

しかし、最大の成果はコスト削減だけではありません。
SAP Concurの調査によると、経費精算のデジタル化を実施した企業の約75%が「従業員の生産性が向上した」と回答しています。

「申請作業のために帰社する」「ハンコをもらうために出社する」「過去の書類を探すために倉庫へ行く」といった“移動と停滞”の時間を排除すること。そして、経理担当者が仕訳入力という単純作業から解放され、経営分析や資金繰り対策といった“付加価値の高い業務”へシフトできること。

これこそが、アナログ業務のデジタル化がもたらす「もうひとつのベストプラクティス」の本質です。

同時に昨年、レポートシステムとメンテ管理システムが稼働しています。こちらも完全稼働を１Ｑで完了させましょう。

• a. 顧客とのサービス内容の共有
• b. 顧客のWeb上の発生データの共有
• c. 顧客からの業務依頼と当社の業務遂行状態の共有
• d. 顧客の個々の統計情報の管理と活用
• e. 業界の統計情報の管理と活用の可能性

aからdは顧客サービスの向上につながりますし、eはレイヤーを上げたサービス開発の可能性につながります。

以上で朝礼を終わります。