ビフォーアフター社長日記

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積み上げる仕事 6月13日 SHIPの朝礼


おはようございます。6月13日SHIPの朝礼を始めます。1月5日、今期初めから朝礼ブログを始めましたが、きっかけは事業計画の基本方針「フレーム化とフレームアップデート」と決めたことでした。方針とは全員一致で向かうことによって、強みは強く、弱みを克服するために定めるものですが、何故過去に方針が浸透しなかったかといえば、すべての因はトップにありで、熱量・情報量が全然足りなかったからだと振り返りました。そこで全員に対する「情報量」を増やすために、毎朝朝礼ブログで基本的な考え方・捉え方について、伝えるようにしています。最近では一定のコメントのやりとりもあり、少しずつ浸透は進んでいると感じています。

「フレーム化とフレームアップデート」について、今日は当社の管理部の仕事について話しをします。管理部の仕事ってわかりますか? あまり意識したことはないと思います。おおまかにいって、総務・経理・人事の事務仕事全般を担っています。今期からは「全社の顧客満足度向上」も仕事のメニューに加えました。今日紹介したいことは管理部の仕事量についてです。冒頭の図にありますように、ここ数年管理部は、前年の業務を100とすると、100はそのままで新しい業務を10%くらい増やしています。人員の増加ではなく、既存業務は慣れによる習熟度アップとシステム化により前年の90%以下の時間で行うことにしています。新しいことを10%増やす枠を作っているわけです。

これを実現するためには業務をフレーム化して、圧縮できるところを狙って圧縮するという工夫が必要になります。また自分たちのミスはないわけではないでしょうが、それよりも提出してもらうものが遅かったり、伝票などの記載ミスや提出遅れがあったりしますので、余計な手戻りも発生します。これが自分たちではコントルールできない無駄だったりします。前年比110%の業務をリソースをほぼ固定で行うことを決めているのですから、厳しい発言も自然と出ます。

管理部業務の推移をもう一度見て下さい。全部門が生産性において同じイメージを描いたらいろんなことが良くなることは容易に想像できると思います。枠(フレーム)を決めてその中で工夫を繰り返す。同じ方法での生産性向上には限界があります。そのときには枠から変えるブレークスルーを試みます。皆さんも、前回60分でできたことを50分で行うような工夫を繰り返してみて下さい。コツは枠内で小さな工夫を試していくことです。毎回毎回やり方を適当に変えているといつまでもこの図のような上達はできません。

この図も「積み上げる仕事」という「考え方」です。部門内や同僚とも、この図を自分たちの仕事にあてはめてディスカッションしてみてください。1年前に60分で100の品質でできていたことは、今どれくらいの時間でどれくらいの品質でできるようになったのか意識できていますか? 

以上SHIPの朝礼でした。今週も一週間よろしくお願いします。


16 コメント

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  1. おはようございます!

    お客様バースデーに今年から力を入れられているとのことを聞きました。
    今までの業務の圧縮をおこなっているからこそ新しい業務に十分な準備をして取り組めるなのだと思いました。

    実務が始まってから
    採用業務→採用インスタ→お客様インスタと徐々に新しい業務が増えてきて、それぞれの業務をいかに効率よくできるかというのを毎日模索しています。

    数段飛ばしで効率を一気に上げようとするよりも、日々の積み重ねを大切にして、基本業務の効率を上げていきます。

    • 日々の積み重ね

      計測していくと、10の時間を9にすることが
      なかなかの難易度だということがわかります
      振り返りをして、フレーム化をして、習熟度もアップして
      それらの掛け算で少しずつ前進していきます

  2. おはようございます!

    時間を管理して生産性を上げるのは先月から強く意識して行なっています。

    僕が行なっている定期業務にアドレスの発行がありますが、記録を見てみると5月13日に1件45分、5月17日に30分、26日には15分で行えるようになっていました。

    フレーム内で少しずつ工夫を行い、どの方法が速いのかを細かく分析した結果だと思います。
    今後、メンテナンス業務を行うことは益々増えると思うので、管理部を見習って、フレーム化とフレームアップデートを習慣付けます。

    • >5月13日に1件45分、5月17日に30分、
      >26日には15分で行えるようになっていました。

      良いですね
      計測していることが何より良いことです
      計測→仕組み化
      この延長線上に、「外注化」とか「自動化」があります

      前進させてください

  3. おはようございます。

    入社して3ヶ月目に突入し、「フレーム化とフレームアップデート」を行う理由を、研修や案件を通して実感しています。

    入社したての頃は、なぜ1つのサイトを複数人で作成できるんだろう。と思っていました。
    PSTがあるから、1つのサイトを複数の人数で作成できるんだと、理解しました。

    ただ同じフレームで仕事するのではなく、アップデートして行くことで日々成長して行くことで、お客さまに喜んでいただける理由に繋がっていると思いました。

    これから、1年後に60分で高い品質で、プラスで業務できるよう、意識して日々のTODOのインプットとアウトプットを行うよう、意識したいです。

    • >1年後に60分で高い品質で、プラスで業務できるよう、
      >意識して日々のTODOのインプットとアウトプットを行う

      60分という計測可能な数字が出てきたのは良いですね
      計測が難しい感性的なこともたくさんありますが
      計測可能なことをを見失わないようにしていってください

  4. 「積み上げる仕事」という「考え方」

    時間が限られている➡新しいことはできない。
    方針に従えば、昨日より今日を良くする。そうすることで、対象のお客様の満足度を上げていく。
    地道ですが、積み上げは必ず毎日実行すれば大きな実をむずびます。
    計画を立て、じっくりと向き合い進捗させる。方針に沿って、計画を実行・達成していきます。

    • 前提として顧客接点が潤沢だという強みがある
      顧客接点獲得という不確定要素があれば話は別だが
      コントロールできる時間の割合は多い

      そのアプローチを進めて
      新しい価値創出に時間を捻出することがマネジメントの役割

  5. おはようございます。

    先々週から動画フレームのための動画作成で通常4時間30分かけていたものを4時間で作成するということを先週から行っていました。またGA4移行のメンテナンスもレクチャー直後は1時間、次の日から20分、今では10分ほどで一社出来るようになってきました。

    最近では決められた時間(フレーム)という枠組みの中でどこを効率化できるか考えながら物事を進める習慣がついてきています。

    これも毎日社長ブログでのインプットアウトプット、日報での湯沢さんからのFBあるからだと思います。

    今後もフレーム化とフレームアップデートを管理部を見習いながら効率を求めていきます。

    • >動画作成で通常4時間30分かけていたものを4時間で作成する

      計測できる数字を意識してアウトプットできていることはとても良いことです
      継続してください

      時間×品質

      品質も因数分解して評価を受け、一定水準であれば、時間が短いほどスキルが上がっていることになる

  6. おはようございます!

    5月中旬頃から何社さまか実案件に携わらせていただくようになり約1か月が経ちました。
    周りから見たら同じ作業を繰り返しているように見えるかもしれませんが、毎日小さなコツの発見で作成にかかる時間が短縮しクオリティも向上したように感じています。

    これからも「フレーム化とフレームアップデート」を意識して習慣をつけていきたいと思います。

    • >かかる時間が短縮しクオリティも向上

      時間×品質

      時間は計測可能なので、計測するように工夫してみてください
      品質は主観なので、今だったらこまめに評価を受けるように習慣づければいいですね

  7. ありがとうございます。新業務においてもフレーム化とアップデートで1年後にはより生産性がアップしているよう気づきや改善の目をもって取り組みます。

  8. ご紹介いただき恐縮です。

    時短勤務だからできないではなく、どうやったらできるかを考える。
    管理の答えである生産性にこだわった「フレーム化とフレームアップデート」を追求し、数%でも自分たち以外の誰かのための時間を使い、後ろからサポートできるよう精進していきます。

    • 総務経理人事ですから突発的なこともありますが、普段の業務を時短勤務の中で
      ・手戻りさせない、無駄を作らない
      ・習熟して早く
      ・仕組み化して圧縮
      これらの組み合わせで生産性の進みが素晴らしいですね

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